Доверенность на получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей)

Как выглядит этот документ

С точки зрения закона, это письменное разрешение, которое одно лицо выдало другому лицу (или лицам) для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ).

Если говорить о документе, который надо подготовить для сотрудника организации, чтобы тот мог получить купленные товары, он составляется в единственном экземпляре уполномоченным работником бухгалтерии и выдается на руки человеку, который станет представлять это учреждение и получать у поставщика купленные товарно-материальные ценности (ТМЦ) по договору.

До 06.06.2011 было запрещено выдавать шаблон доверенности на получение товара на имя человека, который не работает в организации. Но решением Верховного Суда РФ от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 это требование было отменено.

Деятельность любой организации государственного сектора строго регламентируется. Бланки первичных учетных документов для них устанавливаются строго в соответствии с законодательством России (Приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н). Но форма доверенности на получение товара — исключение. Для нее не утвержден первичный вид, обязательный к применению органами государственного сектора.

Доверенность на получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей)

В такой ситуации у организации есть два варианта:

  • разработать и утвердить собственный бланк;
  • использовать одну из тех форм, что были утверждены ранее, но затем стали не обязательными.

Регистрация оформленных доверенностей

Учреждения и организации, которые массово получают материальные ценности, применяют и № М-2а. В остальных случаях допустимо использовать форму № М-2. Их допускается не учитывать, они регистрируются на отрывном корешке.

Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а утверждены две типовые межотраслевые формы доверенностей на получение ТМЦ: N М-2 и N М-2а. Сами формы одинаковы, отличие лишь в наличии корешка в форме N М-2, но об этом позже. Сейчас рассмотрим, на что следует обратить внимание при заполнении унифицированной формы доверенности.

Сразу скажем, что до сих пор действует Инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» (далее — Инструкция), но применяется она только в части, не противоречащей действующему законодательству (в частности, ГК РФ).

Пункт 6 Инструкции обязывает бухгалтерию предприятия, на которую возложены функции по оформлению и выдаче доверенностей, регистрировать доверенности. Согласно общему порядку выданные доверенности регистрируются в корешке книжки доверенностей, то есть в отрывной части доверенности по форме N М-2. Предварительно все листы книжки доверенностей нумеруются (аналогичный номер проставляется на самой доверенности), на последнем листе за подписью главного бухгалтера делается надпись о количестве листов книжки.

Если же получение ТМЦ по доверенностям носит в организации массовый характер, то регистрацию доверенностей можно производить в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале «Учет выданных доверенностей», содержащем графы, аналогичные графам отрывной части доверенности по форме N М-2. В этом случае для составления самих доверенностей используется форма N М-2а.

Практически вся информация в корешках и журнале регистрации дублирует сведения, отраженные в доверенности. Особое внимание стоит обратить лишь на графу 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения». Так, п. 7 Инструкции предписывает лицам, на которых выписана доверенность, не позднее следующего дня после получения ТМЦ (неважно, полностью или частично) представить в бухгалтерию предприятия документы о выполнении поручений и о сдаче этих ТМЦ на склад или соответствующему материально ответственному лицу. Это отгрузочные документы, выданные поставщиком, а также приходные документы, выписанные складским работником.

Регистрация доверенностей реализует в первую очередь задачи контроля за движением ТМЦ и действиями работников (например, для целей применения мер материальной ответственности).

Скачать образец

Как и любой документ, доверенность на получение товарно-материальных ценностей подлежит строгому учёту. Их хранение также имеет свои нюансы, о которых речь пойдёт ниже.

Журнал регистрации

Любая доверенность, выдаваемая от имени организации, должна быть составлена в письменном виде с соблюдением норм законодательства. Она может быть составлена в произвольной форме или с применением специальных бланков форм М2 и М2а. Данные формы и процедура выдачи утверждены постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.97 и инструкцией Минфина №17 от 14.01.1967.

Инструкция № 17 возлагает обязанность регистрации доверенности на бухгалтерию, которая под расписку выдаёт её получателю.

Формы М2 и М2а отличаются между собой наличием отрывных корешков на бланке, которые соответственно подлежат различной регистрации.Доверенность формы М2, регистрируется только на отрывных корешках, которые обязательно подшиваются в специальную книгу учета в хронологическом порядке.

Данная книга перед началом оформления доверенностей:

  • должна быть постранично пронумерована;
  • последний лист должен содержать надпись «В настоящей книге пронумеровано __листов»;
  • общее количество листов обязательно прописывается прописью;
  • рядом с надписью ставиться подпись бухгалтера.
Предлагаем ознакомиться  Как оформить в собственность квартиру в новостройке

Форма М2а используется на тех предприятиях, на которых получение товара носит массовый характер. Такие доверенности подлежат регистрации в специальном журнале учёта.

Журнал учёта должен быть пронумерован, прошит и содержать графы и строки для заполнения:

  1. Порядковый номер доверенности.
  2. Дата её выдачи.
  3. Срок действия.
  4. ФИО и должность лица, на которого выдаётся доверенность.
  5. Данные поставщика.
  6. Дата и порядковый номер наряда или документа его заменяющего.
  7. Подпись поверенного.
  8. Дата и порядковый номер документа, подтверждающий выполнение определенного поручения.

Книги и журналы учета и регистрации должны храниться у должностного ответственного лица организации.

Доверенности, оформленные на получение товара, независимо от их формы хранятся 5 лет:

  • поставщиками;
  • получателями – при аннулировании доверенности.

Сроки выдачи

Срок, на который выдается типовая доверенность на получение товара, составляет, как правило, 15 дней. Если получают материальные ценности в порядке плановых платежей (например, по договору поставки), ее выдают на календарный месяц.

Если срок действия документа не указан, то он действует один год (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Дата выдачи доверенности является одним из ключевых реквизитов, поскольку в силу п. 1 ст. 186 ГК РФ доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. Срок действия доверенности ограничен Гражданским кодексом в три года, причем, если этот реквизит не заполнен, по прямому указанию закона доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

Между тем в п. 4 Инструкции указаны сроки действия доверенности на получение ТМЦ (15 дней, календарный месяц, квартал). Ориентироваться на них необходимости нет, поскольку эти положения противоречат ГК РФ. Срок действия доверенности устанавливается в каждом случае индивидуально, исходя из возможности получения и вывоза конкретных ТМЦ. По истечении срока действия доверенность недействительна и не может служить основанием для получения ТМЦ.

Унифицированная форма

Можно разработать собственный бланк и образец, как заполнить доверенность на получение товара, утвердить их в учетной политике, использовать в хозяйственной деятельности (ст. 9 закона № 402-ФЗ). Главное, чтобы они содержали все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дату его составления;
  • наименование учреждения, которое выдало;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину с указанием единиц измерения;
  • наименование должностей ответственных лиц;
  • подписи этих лиц и их расшифровки.

Федеральное законодательство не запрещает применять первичные формы образцов доверенности на получение ТМЦ, которые действовали до вступления в силу закона № 402-ФЗ. Главное, чтобы они не противоречили действующему законодательству.

К таким относятся межотраслевые первичные формы, утвержденные в альбомах Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а:

  • № М-2, или образец доверенности по форме ОКУД 0315001;
  • № М-2а (ОКУД 0315002).

Доверенность на получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей)

Их необходимо утвердить внутренним актом.

Делая выбор, необходимо помнить, что № М-2а применяется организациями, у которых прием материальных ценностей носит массовый характер.

В дальнейшем в настоящей статье используется форма М-2 (с корешком об использовании). После приема материальных ценностей отрывной корешок надо сдать обратно в бухгалтерскую или другую ответственную службу.

Представитель

Доверенность содержит исчерпывающие сведения о представителе — его должность, Ф.И.О., паспортные данные и личную подпись. Эти данные позволят работникам организации-поставщика идентифицировать лицо, представившее доверенность, именно как названное в ней. Так, например, согласно пп. «в» п. 9 Инструкции поставщик может не производить отпуск ТМЦ при непредъявлении паспорта, указанного в доверенности.

Заметим, что в п. 1 Инструкции установлен запрет на выдачу доверенности лицам, не являющимся работниками организации. Однако Гражданский кодекс не содержит аналогичной нормы, поэтому в указанной части Инструкция противоречит ГК РФ и, следовательно, не применяется. Действительно, традиционно доверенность выдается штатным сотрудникам, которые направляются к поставщикам для получения ТМЦ по договору.

Но бывает, что доставка товаров поручена транспортной организации и поставщик передает их лицам, не состоящим в штате организации-покупателя. В этой ситуации поставщик нередко требует доверенность, выданную компанией-контрагентом на конкретное физическое лицо. Норм, запрещающих организации выписать такой документ на гражданина, не состоящего в штате, в законодательстве нет (Постановление ФАС ПО от 02.03.2007 N А12-14441/06-С51).

На практике поставщики требуют доверенность на получение ТМЦ в любом случае, даже если товар приезжает получать руководитель организации (такое бывает в небольших торговых фирмах). Поэтому у бухгалтера возникает вопрос: выписывать ли доверенность на руководителя? На это можно ответить следующее. Единоличный исполнительный орган выступает от имени юридического лица без доверенности, на основании устава.

Собственно, организация в лице директора выдает работнику доверенность (доверенность подписывается руководителем организации). Получается, что руководитель сам себе выдал доверенность. Полагаем, что это не соответствует гражданскому законодательству, следовательно, руководитель не должен предъявлять доверенность от возглавляемой им организации на представление ее интересов перед третьими лицами.

Предмет доверенности

Предметом рассматриваемой доверенности является получение определенных ТМЦ от конкретного поставщика. Поэтому в форме доверенности есть реквизит «Наименование поставщика», а также «Наименование, номер и дата документа». Таким образом конкретизируется, что гражданин представляет интересы организации-покупателя не перед неограниченным кругом третьих лиц, а только перед конкретным поставщиком и только в действиях по получению ТМЦ по конкретному документу (счету, накладной, договору, наряду, заказу, соглашению, заявке).

Предлагаем ознакомиться  Назначение платежа при оплате по договору гпх

Инструкция (п. 2) допускает выдачу одной доверенности на получение ТМЦ от одного поставщика (с одного склада) на основании нескольких документов, реквизиты всех этих документов нужно перечислить в доверенности. Значит, на получение ТМЦ от нескольких поставщиков требуется соответствующее им количество доверенностей.

Вписанные в доверенность реквизиты документов, служащих основанием для отпуска ТМЦ, заменяют собой перечень материальных ценностей, подлежащих получению, размещенный на оборотной стороне форм N М-2 и N М-2а. В данном случае в таблице на оборотной стороне ставятся прочерки. Если же в распоряжении организации нет документа, на основании которого работник будет получать ТМЦ от поставщика, либо в этом документе нет перечня материальных ценностей и их количества, соответствующие данные следует внести в таблицу на обороте доверенности.

Такая детализация необходима, чтобы проконтролировать работника, направленного к поставщику для получения ТМЦ. Если поставщик выдаст ему ценности, не включенные в поименованный на лицевой стороне доверенности документ либо в перечень на оборотной стороне, считается, что поставщик исполнил обязательство ненадлежащему лицу, поскольку конкретный работник уполномочен на получение четко оговоренного списка ТМЦ (Постановление Президиума ВАС РФ от 07.10.1997 N 3184/97).

Какой документ посчитают доверительным

Доверенность должна давать достоверную информацию о том, от какой организации она исходит, чьи интересы представляет лицо, указанное в доверенности. Для этого на лицевой стороне доверенности предусмотрены реквизиты «Организация» и «Наименование потребителя и его адрес». Строку «Наименование плательщика и его адрес» можно не заполнять, если покупатель является одновременно плательщиком и грузополучателем по договору.

Также на лицевой стороне доверенности указываются реквизиты банковского счета покупателя. В свою очередь, на оборотной стороне предусмотрены строки для подписей руководителя и главного бухгалтера организации и место для печати. С тем, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, не поспоришь — данное правило установлено п. 5 ст. 185 ГК РФ.

Доверенность на получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей)

В отсутствие подписи руководителя и печати организации либо при подписании доверенности неустановленным лицом она считается недействительной (Постановления ФАС СКО от 24.09.2009 N А32-396/2008, от 14.04.2009 N А32-11083/2007-37/117), а если товар передан по такой доверенности, он считается врученным ненадлежащему лицу (Постановление ФАС СКО от 24.09.2009 N А32-396/2008). Можно ли то же самое сказать про доверенность без подписи главбуха?

Напомним, что в соответствии с п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Доверенность не является ни денежным, ни расчетным документом, тем не менее она представляет собой первичный документ, унифицированная форма которого утверждена, следовательно, требуется заполнение всех реквизитов.

Правила заполнения ( образец)

Внесение реквизитов

Согласно Инструкции, отпуск ТМЦ не производится в случае, если доверенность оформлена с нарушениями заполнения реквизитов.

Алгоритм заполнения реквизитов на лицевой стороне в порядке убывания (сверху вниз):

  1. Название организации в соответствии с учредительными документами (полное или сокращённое).
  2. В верхнем правом углу — код ОКПО, присвоенный государственным органом при регистрации.
  3. Порядковый номер бланка, согласно регистрационным данным.
  4. Дата выдачи, согласно регистрации в книге (журнале) учёта. Без этих данных доверенность является недействительной.
  5. Срок действия. В графе указывается последний день, когда доверенность имеет юридическую силу.
  6. Наименование и адрес потребителя (поставщика)- указывается в соответствии с уставными документами.
  7. Наименование и адрес плательщика – указываются все достоверные данные организации, которая выдала доверенность. В данной графе также можно указать расчётные счета, открытые в финансовых учреждениях.
  8. Данные лица, на которого выдана доверенность – Ф.И.О, должность (в дательном падеже).
  9. Паспортные данные доверенного лица (№,серия, кем выдан, дата выдачи).
  10. Полное наименование продавца (поставщика).
  11. Название документа, дата и номер, согласно которому выдаются ТМЦ.

Лицевая сторона доверенности формы М2 содержит отрывной корешок, который также подлежит заполнению. Все данные для его заполнения точно такие же, как и у основной формальной ее части. Поэтому заполняется она также.

Оборотная сторона бланка содержит сведения о получаемом товаре. Их перечень заполняется в случае не указания таких данных на лицевой стороне.

Вносятся следующие записи:

  1. Порядковый номер товара.
  2. Название материальных ценностей.
  3. Единица измерения.
  4. Количество – вписывается прописью и с большой буквы.

Если после полного заполнения остаются пустые ячейки, в каждой из них следует поставить прочерки.

Предлагаем ознакомиться  Можно ли банкротом выезжать за границу

В конце документа поверенное лицо ставит свою личную подпись, которая удостоверяется подписью руководителя предприятия и главным бухгалтером. На все подписи должна быть поставлена печать.

Доверенность на получение ТМЦ (лицевая сторона)

Доверенность на получение ТМЦ (обратная сторона)

В электронном виде

На каждом предприятии, которое ведёт учёт таких доверенностей , может быть использована электронная автоматизированная база данных. Пустые бланки доверенностей, могут быть в электронном формате документов excel или word.

Такой бланк может быть заполнен в электронном виде, после чего он распечатывается и все уполномоченные лица ставят свои подписи и печать. Обязательно при таком способе, необходимо проверять правильность заполнения всех полей и реквизитов. Или же распечатывается пустой бланк и заполняется лицом, на которого выдаётся доверенность от руки.

Существует ещё способ для бухгалтеров — выписка доверенности из 1С. Такой способ упрощает данную процедуру и сокращает время набора реквизитов, так как, внеся в базу информацию один раз, она автоматически будет вноситься в нужные разделы.

Процедура использования доверенности на получение товара и материальных ценностей

Внесение реквизитов

Право на получение товара поверенным подтверждается выданной доверенностью.

При получении товара, поверенный обязан представить:

  • правильно оформленную доверенность;
  • оригинал паспорта, подтверждающего его личность;
  • в случае отсутствия паспорта, проверка лица может быть осуществлена по водительскому удостоверению.

Поставщик должен проверить все предоставленные документы и сверить все реквизиты. После этого оформляется товарная накладная, в которой обязательно указываются реквизиты лица, получившего товар.

Доверенность, выданная на постоянное получение товара по различным накладным, храниться у поставщика до истечения срока её действия. Доверенность в данном случае передается при первоначальной отгрузке товара, а после истечения указанного срока — в бухгалтерию.

Факт передачи товара и принятие его покупателем подтверждается исключительно совокупностью двух документов – доверенностью и товарной накладной. Одного документа – недостаточно.

Срок действия

На какой срок выдаётся доверенность, устанавливается индивидуально для каждого случая, исходя из способа получения и вида товара.

По истечении установленного срока – доверенность будет являться недействительной.Срок действия начинается течь с даты выдачи документа. Если такая информация отсутствует – доверенность считается ничтожной.

С 1 сентября 2013 года, согласно законодательным изменения в ГК России, доверенность может выдаваться на любой срок. Все доверенности на длительный срок, выданные до 2013 года, ограничены общим сроком действия – 3 года.

Неиспользованный бланк должен быть возвращён на предприятие. В таком случае, в корешке книги учета или в журнале делается соответствующая запись. А на самом бланке доверенности, делается надпись «Не использована» который должен храниться у ответственного лица до конца отчётного периода.

После его истечения неиспользованные бланки уничтожаются, с обязательным составлением соответственного акта.

Действия поставщика

Итак, выше мы заметили, что доверенность на получение ТМЦ нужна не только покупателю (чтобы проконтролировать своих работников), но в большей степени поставщику, который должен быть уверен в том, что передает товар надлежащему лицу. На это указывает и п. 2.1.4 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утв.

Доверенность на получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей)

Итак, получив доверенность, работник организации-поставщика должен в первую очередь идентифицировать гражданина, то есть проверить паспорт. Далее необходимо сверить реквизиты документов, на основании которых представитель компании-покупателя может получать ТМЦ, с имеющимися у работника поставщика документами.

При непосредственной передаче товаров оформляется товаросопроводительная документация. При этом и в товарной накладной N ТОРГ-12, и в товарно-транспортной накладной N 1-Т предусмотрены строки для указания реквизитов доверенности лица, получившего ТМЦ. Следовательно, необходимо вписать данные реквизиты в накладные. Сама доверенность остается у поставщика и прикладывается к экземпляру отгрузочного документа, сдаваемого в бухгалтерию.

Инструкция (п. 10) предусматривает порядок действий в ситуации, когда одна доверенность выдается на регулярное получение ТМЦ по разным накладным в течение определенного периода времени. В этой ситуации уже при первой отгрузке поставщик должен забрать доверенность. При последующих отгрузках алгоритм действий тот же (идентифицировать представителя, сопоставить его полномочия на получение конкретных ТМЦ с перечнем товаров, планируемых к отгрузке), лишь с тем отличием, что доверенность хранится у поставщика до истечения срока ее действия (или до полной выборки предусмотренных в ней товаров).

Обращаем особое внимание: одной доверенности для подтверждения факта передачи товара и принятия его покупателем (надлежащим лицом) недостаточно. Только совокупность двух документов — доверенности и товарной накладной с подписью лица, на которого выписана доверенность, — может доказать искомое (Постановления ФАС ПО от 30.11.2009 N А57-22681/2008, ФАС ВСО от 31.03.2009 N А58-1860/08-Ф02-1246/09).

You May Also Like

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector